曾有学者做了一个调查，在受访的若干家单位中，大多数都回答：当使用了无纸化办公系统以后，单位的用纸量成倍增加。

这似乎是一个天大的讽刺。然而事实却是：仍然有大量文书需要打印，特别是党政机关，因为他们能够使用无纸化办公的场合，以前也不需要打印文书，而以前需要打印文书的地方，现在也不能无纸化。恰恰相反，原来很多可以用便签书写的场合，因为电脑和打印机的普及，现在都转为打印。

这似乎是一个没法改变的事实。但是我们可以分析用纸量成倍增加的另一个原因：以党政机关为例，通常要求文件正文必须采用4号宋体字。或许领导同志和各级干部普遍老花，就看不清5号字？这或许是习惯的留存，我们姑且不论。还一个重要的原因，那就是目前最普及的文书处理软件是officeword，这个软件给我们带来了哪些内需呢？

在word中，只要选定4号字，行间间距就已经默认为“相当于空一行”。当使用5号字的时候，虽然为单倍行距，但实际行距却只有不到0.3行。可以做一个简单的比较，如果用5号字打一张A4的文档，可以装下1500字。而用四号字，就只能放下500个字了。同样一篇文章，就需要多用2张纸。

除了字号及字间间距，另一个比较突出的问题是word默认的页边距。这种页边距不是中国标准，因为中国本来就没有A4标准，但16K的中国标准，页边距页不小。word中的页边距有多大呢，看看它的默认值吧，上下空2.54厘米，左右空3.17厘米。一张纸总共才十多厘米宽，就空了6厘米，有这个必要吗？如果把页边距改为上、左空2厘米（方便装订），右、下空1厘米，又能多容纳接近30％的文字。这种文字宽广的文书，看起来并不比默认的格式难看，以笔者看来，还更为美观。

有人说，使用者自己调整不就行了吗。事实上，在机关中除了打字员之外，处理文书的人大多不熟悉word的“专业”操作，能够使用word已经够勉强的了，还指望他们更改页面设置？而对于打字员来说，他们学习的页边距标准，并不比word本身节约纸张。所以，修改页面标准，变更文字处理软件的默认设置，具有十分重大的意义。

通过上面分析可以看到，选择合适的页边距，合理使用字号和行间距，可以节约三倍以上纸张。现在的领导干部都有年轻化的趋势，看不清文件的情况已经很少发生了。而一般干部也不会在文件上做什么批示和修改，领导干部的批示总是“言简意赅”，保留空行及大片空白完全没有必要。为了建设节约型社会，特别是节约型政府，对于这样一个没有成本的合理化变革，何乐而不为呢？